Zdjęcia pracowników a RODO — zgoda na publikację wizerunku

Zdjęcia pracowników a RODO to temat, o który działy HR i marketingu pytają mnie przed prawie każdą sesją zespołu. Krótka odpowiedź: do publikacji zdjęcia pracownika na stronie firmy, w ofercie czy na LinkedIn potrzebna jest jego zgoda, a w relacji pracodawca–pracownik ta zgoda musi być naprawdę dobrowolna. Poniżej wyjaśniam, skąd to wynika i jak to zorganizować, żeby sesja przebiegła bez nerwów.

Czy wizerunek pracownika to dane osobowe?

Tak — zdjęcie, na którym da się rozpoznać konkretną osobę, jest jej daną osobową w rozumieniu RODO. Portret na stronie „Zespół” z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem identyfikuje pracownika jednoznacznie, więc firma musi mieć podstawę, żeby takie zdjęcie przetwarzać i publikować.

Do tego dochodzi drugi przepis, starszy od RODO: art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Mówi on, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby, która jest na nim przedstawiona. W praktyce oba porządki prowadzą do tego samego wniosku — zanim zdjęcie pracownika trafi do internetu, warto mieć jego zgodę na piśmie lub w innej formie, którą da się później wykazać.

Jeśli planujecie portrety całego zespołu, szczegóły organizacyjne opisałem na stronie zdjęcia biznesowe zespołu z dojazdem. Tutaj skupiam się na samej zgodzie.

Dlaczego zgoda pracownika jest szczególna

Zgoda pracownika różni się od zgody klienta, bo pracownik jest zależny od pracodawcy. Kodeks pracy (art. 22¹a) pozwala przetwarzać na podstawie zgody dane, których pracodawca nie musi zbierać — a zdjęcie na stronę do nich należy. Ten sam przepis mówi wprost, że brak zgody albo jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika.

Co to oznacza w praktyce:

• zgoda nie może być warunkiem zatrudnienia ani awansu,
• osoba, która nie chce zdjęcia na stronie, nie może przez to stracić premii ani usłyszeć przytyku na spotkaniu,
• pytanie o zgodę powinno paść tak, żeby odmowa była realną opcją, a nie gestem przeciw przełożonemu.

Z mojego doświadczenia wynika, że większość osób chętnie się zgadza, jeśli wie, gdzie zdjęcie trafi i że zobaczy je przed publikacją. Ekran podglądu na sesji bardzo w tym pomaga — każdy widzi swoje ujęcia od razu i sam wybiera to, które mu odpowiada.

Co powinna zawierać zgoda na publikację zdjęcia

Dobra zgoda jest konkretna: mówi, jakie zdjęcie, gdzie i w jakim celu będzie wykorzystane. Ogólnik w rodzaju „zgadzam się na wykorzystanie wizerunku przez firmę” to za mało, bo pracownik nie wie, na co właściwie się godzi.

W treści zgody warto wymienić:

• kanały: strona internetowa firmy, profil firmy na LinkedIn i w innych mediach społecznościowych, oferty i prezentacje dla klientów, materiały rekrutacyjne,
• czy zdjęcie będzie podpisane imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem,
• czy firma planuje płatne kampanie reklamowe z wizerunkiem pracownika — to osobna, poważniejsza sprawa i lepiej zapytać o nią oddzielnie,
• informację, że zgodę można wycofać w każdej chwili i jak to zrobić.

RODO (art. 7) nie wymaga formy pisemnej, ale wymaga, żeby firma potrafiła wykazać, że zgodę uzyskała. Najprościej mieć ją na papierze albo w formularzu elektronicznym, który zostawia ślad.

Kiedy zebrać zgody — przed sesją, nie po

Zgody najlepiej zebrać przed dniem zdjęć, razem z rozesłaniem harmonogramu. Przy sesji zespołu i tak wysyłam firmie listę godzin co 10–15 minut i krótką ściągę „w co się ubrać” — to dobry moment, żeby HR dołączył formularz zgody.

Dzięki temu na sesję przychodzą osoby, które wiedzą, po co są zdjęcia, i nie ma sytuacji, w której gotowe portrety leżą w szufladzie, bo dwie osoby nie chcą publikacji. Jeśli ktoś zgody nie daje, nie musi siadać przed aparatem — albo może zrobić zdjęcie tylko do użytku wewnętrznego, na przykład do identyfikatora, jeśli firma tego potrzebuje i ma do tego osobną podstawę.

Co zrobić, gdy pracownik wycofa zgodę albo odejdzie z firmy

Wycofanie zgody działa na przyszłość: firma powinna usunąć zdjęcie z miejsc, które kontroluje, ale publikacja sprzed wycofania pozostaje zgodna z prawem. W praktyce oznacza to zdjęcie portretu ze strony „Zespół”, z aktualnych ofert i z prezentacji, które firma nadal rozsyła.

Przy odejściu pracownika sprawa wygląda podobnie. Nawet jeśli zgoda formalnie nie wygasa, dobrą praktyką jest usunięcie zdjęcia byłego pracownika ze strony — klient, który dzwoni do osoby widocznej na stronie, a słyszy, że już tu nie pracuje, nie ma dobrego wrażenia o firmie.

Dlatego przy sesjach zespołu zapisuję ustawienia tła, światła i kadru. Gdy przychodzi nowa osoba, robimy krótką dosesję w tym samym stylu i strona „Zespół” znowu wygląda spójnie, bez zdjęć z telefonu.

Zdjęcia z eventów firmowych i zdjęcia grupowe

Zdjęcia z imprez firmowych, szkoleń i konferencji to bardziej złożony przypadek niż portret. Art. 81 przewiduje wyjątek dla osoby, która jest jedynie szczegółem całości, np. zgromadzenia czy imprezy publicznej. Wewnętrzna impreza firmowa nie zawsze się pod ten wyjątek łapie, a osobę sfotografowaną z bliska trudno uznać za „szczegół”.

Bezpieczne podejście wygląda tak:

• przed wydarzeniem informujecie uczestników, że będzie fotograf i gdzie trafią zdjęcia,
• osoby, które nie chcą być fotografowane, mogą to zgłosić — reportażysta po prostu je omija,
• do publikacji wybieracie ujęcia ogólne i takie, na których ludzie wyglądają dobrze, a z wątpliwych rezygnujecie.

Zdjęcie grupowe zespołu na stronie traktowałbym jak portret — każda osoba na nim jest rozpoznawalna, więc zgoda każdej z nich jest potrzebna.

Jak przygotować firmę do sesji zespołu — lista kontrolna

Przygotowanie do sesji to w dużej mierze kwestia organizacji, a zgody są jednym z jej elementów. Zanim przyjadę z mobilnym studiem, warto mieć:

1. listę osób do zdjęć z informacją, kto zgodził się na publikację, a kto potrzebuje zdjęcia tylko do celów wewnętrznych, 2. salę albo kawałek biura ok. 3 × 4 m z gniazdkiem, 3. rozesłany harmonogram i ściągę „w co się ubrać”, 4. ustaloną osobę z HR lub marketingu, która koordynuje dzień i odbiera galerię.

Jeśli potrzebujesz portretu jednej osoby, na przykład prezesa do wywiadu, lepiej sprawdzi się sesja wizerunkowa w kilku miejscach i stylizacjach.

Ten artykuł nie jest poradą prawną. Opisuję, jak to wygląda w praktyce przy sesjach, które robię dla firm. W nietypowej sytuacji — na przykład przy kampanii reklamowej z udziałem pracowników — treść zgody warto skonsultować z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.

Najczęstsze pytania

Czy potrzebuję zgody pracownika, żeby opublikować jego zdjęcie na stronie firmy?

Tak. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na zdjęciu, a wizerunek pozwalający rozpoznać pracownika jest jego daną osobową. Zgoda musi być dobrowolna, a odmowa nie może mieć dla pracownika negatywnych skutków.

Czy zgoda na zdjęcie musi być na piśmie?

Przepisy nie wymagają formy pisemnej, ale firma musi umieć wykazać, że zgodę uzyskała. Dlatego najczęściej stosuje się podpisany formularz albo formularz elektroniczny z potwierdzeniem.

Co zrobić ze zdjęciem pracownika, który odszedł z firmy?

Dobrą praktyką jest usunięcie jego portretu ze strony „Zespół” i z aktualnych materiałów. Nową osobę można sfotografować na dosesji w tym samym stylu co resztę zespołu.

Czy pracownik może wycofać zgodę na publikację zdjęcia?

Tak, w każdej chwili. Wycofanie działa na przyszłość — firma usuwa zdjęcie z miejsc, które kontroluje, a wcześniejsza publikacja pozostaje zgodna z prawem.

Sesja zespołu bez kłopotów ze zgodami

Najwięcej nerwów oszczędza prosta kolejność: najpierw zgody i harmonogram, potem dzień zdjęć, na końcu wybór portretów w galerii online. Przyjeżdżam z mobilnym studiem do biura w Szczecinie i w całym województwie, a każdy pracownik odchodzi od biurka na 10–15 minut.

Zobacz pakiety zdjęć biznesowych zespołu z dojazdem albo napisz przez formularz kontaktowy — podaj liczbę osób, miasto i orientacyjny termin.